Excelで作業中に、急に保存が始まってしまってイライラした経験はありませんか？
せっかくの作業が、意図しない自動保存で上書きされてしまった…
そんなお悩みをお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。
Excelの自動保存は便利な機能である一方、時として作業を妨げることがあります。
この記事では、Excelの自動保存機能に悩むあなたのために、Excelの自動保存をオフにする方法を解説します。
この記事を読めば、自動保存を自在にコントロールできるようになり、もっと快適にExcelでの作業を進められるようになるはずです。
この記事のゴール
- Excelの自動保存機能を適切に設定できるようになる。
- 特定のファイルや状況に応じて自動保存のオン・オフを切り替えられるようになる。
- 自動保存に関する基本的な知識を習得できる。
Excelの自動保存をオフにする方法とは？
Excelの自動保存とは、作業中のファイルを一定間隔で自動的に保存してくれる機能のことです。Office365などのサブスクリプション版Excelでは、デフォルトで自動保存が有効になっています。
この機能があることで、PCがフリーズしたり、電源が落ちたりしても、作業内容が失われるリスクを低減できます。
しかし、この自動保存が、共有ファイルでの作業中に他のユーザーの変更がすぐに反映されてしまったり、まだ確定したくない変更が保存されてしまったりと、意図しない挙動を引き起こす場合があります。
また、大きなファイルを扱っている場合、自動保存が頻繁に実行されることで、動作が重くなる原因となることもあります。
このようなデメリットもあるので、自動保存をオフにする方法を知っていると、作業効率を大きく向上させることができますよ。
Excelの自動保存をオフにする方法
Excelの自動保存をオフにする方法は、大きく分けて二つのパターンがあります。
一つは「ファイル単位で設定を切り替える方法」、もう一つは「Excel全体の設定を変更する方法」です。
ほとんどの場合、ファイル単位で設定を切り替えることで対応できますが、必要に応じて全体の設定も変更できます。
ファイル単位で自動保存をオフにする方法
- Excelウィンドウの左上にある「自動保存」のトグルスイッチがオンになっていることを確認します。
- 表示されたメニューで「自動保存」のスイッチを「オフ」に切り替えます。
これで、現在開いているファイルに限り、自動保存機能が無効になります。この設定は、そのファイルを閉じて再度開いた後も維持されます。
Excel全体で自動保存（回復用データ）の設定を変更する方法
通常、自動保存とは別の機能として認識されますが、意図しない保存を防ぐために確認しておくと良いでしょう。
- Excelを開き、「ファイル」タブをクリックします
- 左側のメニューから「オプション」を選択します
- 左側のリストから「保存」を選択し、「ブックの保存」セクションにある「次の間隔で回復用データを保存する」のチェックボックスをオフにします
- 「OK」をクリックして設定を保存します
回復用ファイルの自動保存をオフにすると、作業中のファイルのバックアップが行われなくなります。
はじめは回復用ファイルの保存間隔を少し長くする程度で良いでしょう。
この設定はExcel全体に適用されるため、今後開くすべてのExcelファイルに影響します。
さらに便利に使うための応用テクニック
オフラインでの作業時に自動保存をオフにする
OneDriveやSharePointに保存されているファイルでも、インターネット接続が不安定な場合や、オフラインで作業したい場合は、一時的に自動保存をオフにするのもおすすめです。
これにより、同期の遅延やエラーを気にすることなく、集中して作業を進められます。
特定のシートのみ保護する
ファイル全体ではなく、特定のシートだけを誤って変更・保存してしまいたくない場合は、自動保存をオフにする代わりに「シートの保護」機能を利用するのも有効です。これにより、自動保存を有効にしたまま、重要なシートが上書きされることを防げます。
注意点
自動保存をオフにしたままPCがクラッシュしたら？
回復用ファイルの自動保存をオフにしている場合、PCがクラッシュしたり、Excelが予期せず終了したりすると、最後に手動で保存した時点からの変更内容は失われます。
重要な作業を行う際は、こまめに手動で保存することをおすすめします。
ショートカットキーCtrl+Sを活用しましょう。
共有ファイルでの注意点
共有ファイルで自動保存をオフにすると、他の共同作業者の変更がすぐにあなたのファイルに反映されなくなります。
これにより、最新の状態を把握しにくくなる場合があります。
共同作業の際は、コミュニケーションを取り、適宜手動で保存・再読み込みを行うなどの工夫が必要です。
まとめ
この記事では、Excelの自動保存をオフにする方法について、ファイル単位での設定から、Excel全体の設定、さらには利用シーンに応じた注意点までを詳しく解説しました。
自動保存は非常に便利な機能ですが、状況に応じて適切にオン・オフを切り替えることで、Excelでの作業効率を大幅に向上させることができます。意図しない変更の保存を防ぎ、スムーズな共同作業を実現するためにも、ぜひ今回ご紹介した設定方法を試してみてください。
Excelの自動保存をカスタマイズして、作業に集中できる環境を作りましょう！
